« Le temps d'expliquer, je l'aurai fait » : le calcul qui vous coûte 40 heures par an

« Le temps de lui expliquer, je l'aurai fait. » C'est probablement la phrase la plus prononcée par les dirigeants. Elle est vraie. Et c'est justement ce qui la rend si dangereuse.

Expliquer une tâche prend vingt minutes. La faire soi-même en prend dix. Le calcul est vite fait, et il est exact… pour aujourd'hui. Le problème, c'est que vous refaites ce calcul chaque semaine, depuis des années.

Le calcul qu'on ne fait jamais

Prenons une tâche de dix minutes qui revient chaque jour ouvré. Sur un an, cela représente environ quarante heures. Une semaine entière de travail, consacrée à une tâche que quelqu'un d'autre aurait pu apprendre en une heure, peut-être deux.

Le vrai calcul n'oppose donc pas dix minutes à vingt. Il oppose deux heures d'apprentissage à quarante heures par an. Et ce chiffre ne compte ni la charge mentale, ni les soirs où vous la faites fatigué, ni ce que vous auriez pu faire à la place.

Pourquoi on continue malgré tout

Si le calcul est si clair, pourquoi tant de dirigeants s'y refusent ? Parce que cette phrase cache souvent autre chose qu'une question de temps.

• Le contrôle : « personne ne le fera comme moi ». C'est vrai, et ce n'est pas grave.

• La culpabilité : « ils sont déjà débordés ». Parfois vrai, souvent supposé sans avoir été vérifié.

• L'identité : « si je ne fais plus ça, à quoi je sers ? ». La plus discrète, et la plus tenace.

Le temps n'est souvent que l'argument présentable. Il permet de ne pas regarder les trois autres.

Expliquer moins, mais mieux

Bonne nouvelle : transmettre une tâche ne demande pas de tout expliquer. La plupart des dirigeants sur-expliquent la méthode et sous-expliquent le résultat attendu. C'est l'inverse qui fonctionne.

1. Le résultat : à quoi ressemble « bien fait » ? Un exemple vaut mieux que dix consignes.

2. Les limites : ce qui ne doit surtout pas arriver, et le budget ou le délai à respecter.

3. Le premier point : quand faites-vous le point, avant que l'erreur ne coûte cher ?

Pour le reste, la méthode, laissez la personne trouver la sienne. Elle sera peut-être différente de la vôtre. Elle sera peut-être meilleure. Ça arrive plus souvent qu'on ne l'admet.

À vous

Repérez cette semaine une tâche de moins de quinze minutes qui revient tous les jours. Multipliez par 220 jours ouvrés. Puis demandez-vous : combien de temps me faudrait-il pour la transmettre ?

📖 Pour faire cet exercice pas à pas, lisez la leçon offerte « Ce que vous pouvez déléguer dès lundi », avec la fiche « L'audit des tâches » à télécharger gratuitement.

Voir aussi, sur le site : la formation Déléguer sans tout reprendre.

PS : le temps d'expliquer, vous l'aurez fait. Une fois.

Re-PS : certaines tâches méritent vraiment de rester entre vos mains. Simplement, ce sont rarement celles qui ne prennent que dix minutes.